Drei Aufgaben am Tag reichen
Was ich vom Schluss eines KI-Podcasts über Selbstmanagement mitgenommen habe
Neulich lief bei mir eine Folge des HR Weekly: Katharina Gaul im Gespräch mit Benjamin Mateev. Er war Lead Engineer bei Wunderlist, hat nach der Übernahme bei Microsoft die Aufgabenverwaltung in Outlook und Office mitgebaut und erledigt heute nach eigener Aussage rund 95 Prozent seiner Arbeit mit KI. Über eine Stunde geht es um Agenten, ein Second Brain und einen selbstgebauten KI-Chief-of-Staff, der ihm morgens per Telegram das Briefing für den Tag schickt.
Spannend. Hängen geblieben sind bei mir aber die letzten fünf Minuten. Da fragt Katharina, was er aus seiner Zeit bei Wunderlist über Effizienz mitgenommen hat. Und die Antworten haben mit KI fast nichts zu tun.
Drei Aufgaben. Nicht dreißig.
Seine wichtigste Regel ist so schlicht, dass man sie beinahe überhört: drei Aufgaben am Tag. Genau dieses Prinzip haben sie damals auch in Microsoft To Do eingebaut. Mehr soll man sich gar nicht vornehmen. Gründer, sagt er, machen sich gern selbst fertig, wenn abends keine 125 Häkchen auf der Liste stehen. Meistens reichen drei gute, valide Aufgaben.
Eine To-do-Liste ist selten ein Plan. Sie ist ein Speicher für alles, was irgendwann irgendwer wollte. Wer morgens auf vierzig offene Punkte schaut, hat ein Problem, bevor der Tag anfängt: Die Liste sagt nicht, welche drei davon wirklich etwas bewegen.
Entscheidend ist das Wort „valide“. Drei Aufgaben heißt nicht drei Mails beantworten. Es heißt drei Dinge, nach denen ein Projekt, eine Entscheidung oder ein Mensch tatsächlich weiter ist. Im Selbstmanagement heißen sie Most Important Tasks, kurz MITs: die wenigen Aufgaben, die über den Tag entscheiden. Alles andere ist Beiwerk und darf auch liegen bleiben.
Die schwerste zuerst
Dazu kommt die Reihenfolge. Die größte Aufgabe so früh wie möglich erledigen. Brian Tracy hat dafür das Bild geprägt, das inzwischen jeder kennt: Eat the Frog. Wer morgens als Erstes den Frosch isst, hat das Unangenehmste hinter sich. Mateev vergleicht das mit Sport am Morgen: „I hate it“, aber danach fühlt man sich besser. Den Rest des Tages schleppt man keinen Frosch mehr mit, der im Hintergrund Aufmerksamkeit frisst.
Das klingt nach Kalenderspruch, hat aber einen sehr praktischen Grund. Am frühen Morgen hat noch niemand etwas gewollt. Danach übernehmen Meetings, Anfragen und Zwischenfälle den Takt. Was bis dahin nicht angefangen ist, wird an vielen Tagen gar nicht mehr angefangen.
Acht produktive Stunden gibt es nicht
Der ehrlichste Teil des Gesprächs: Niemand arbeitet acht Stunden am Stück produktiv. Chad Fowler, damals CTO von Wunderlist, war laut Mateev schon sehr zufrieden, wenn er von einem Entwickler über den Tag verteilt vier bis fünf wirklich produktive Stunden bekam.
Dann beschreibt Mateev etwas, das ich sofort kenne. Hat er um 16 Uhr einen festen Termin, sind die Stunden davor extrem produktiv. Hat er einen komplett freien Tag, schiebt er alles vor sich her. Er nennt sich selbst Perfektionist und Prokrastinator zugleich: Er stresst sich darüber, etwas noch nicht angefangen zu haben, das am Ende perfekt sein soll.
Diese Mischung ist tückischer als Faulheit. Der leere Tag fühlt sich nach Freiheit an und endet mit dem Gefühl, nichts geschafft zu haben. Was Mateev beschreibt, ist das Parkinsonsche Gesetz: Arbeit dehnt sich genau in dem Maß aus, wie Zeit für sie zur Verfügung steht. Eine harte Grenze hilft deshalb mehr als jede App. Ein Termin am Nachmittag, eine Zusage an jemanden, ein fester Endpunkt.
Im Kalender steht das Falsche
Bei Microsoft hat Mateev die Integration von Aufgaben in Outlook und den Kalender verantwortet. Daher stammt seine dritte Beobachtung: In unseren Kalendern steht fast nur, was nicht produktiv macht. Meetings, Calls, Abstimmungen. Die eigentliche Arbeit taucht dort nicht auf. Sie soll irgendwie in die Lücken passen.
Also blocken. Vier Stunden hier, zwei Stunden da, ausdrücklich für die Aufgaben, die erledigt werden müssen. Time Blocking heißt das, und in der strengeren Form Timeboxing: Die Aufgabe bekommt nicht nur einen Platz im Kalender, sondern auch ein festes Zeitbudget. Wenn die Box endet, ist Schluss, fertig oder nicht. Damit holt man sich die Deadline vom 16-Uhr-Termin bewusst in jeden Block. Neu ist das alles nicht, sagt Mateev selbst. Wer aber ehrlich auf die letzte Woche schaut, sieht, wie oft die Lücken von anderen gefüllt wurden. Ein leerer Slot im Kalender ist für alle anderen eine Einladung.
Katharina ergänzt einen Ansatz, den ich für unterschätzt halte: ein Hauptfokus pro Tag, im Englischen Day Theming. Gehört ein Tag den Inhalten, fällt ihr alles Inhaltliche leichter, als wenn sie nach einer Aufnahme direkt in den Finanzplan springt. Sie gibt aber auch zu, dass die Realität dazwischenfunkt. Ein Call, die eine Mail, die nicht warten kann. Thementage sind kein Gesetz. Sie sind eine Voreinstellung, von der man bewusst abweicht, statt ständig.
Der eigentliche Gegner ist der Kontextwechsel
Interessant wird es, wenn man das neben den Anfang der Folge legt. Dort erzählt Mateev, dass er heute an sieben Projekten parallel arbeitet, mit KI-Agenten, die nachts Pull Requests erzeugen. Und dass er abends erschöpfter ist als früher. Drei, vier Stunden tief in einem Thema, also echtes Deep Work im Sinne von Cal Newport, fand er weniger anstrengend, als alle paar Minuten das Fenster zu wechseln, sich kurz reinzudenken, eine neue Anweisung zu geben und weiterzuspringen.
Die Forschung hat dafür einen Begriff: Attention Residue. Bei jedem Wechsel bleibt ein Teil der Aufmerksamkeit bei der vorherigen Aufgabe hängen. Wer zehnmal in der Stunde springt, arbeitet nie mit vollem Kopf. Das erklärt, warum ein Tag voller kleiner Erfolge abends so leer im Akku ist.
Die größte Quelle für solche Wechsel ist bei den meisten das Postfach. Mateev bezeichnet sich als Inbox-Zero-Mensch. Gemeint ist damit nicht, ständig auf null zu sein, sondern das Postfach in festen Durchgängen abzuarbeiten: erledigen, delegieren, terminieren oder archivieren. Danach ist es zu. Seine Mails lässt er sich übrigens von der KI vorformulieren, aber im Chat, nicht direkt im Postfach. Die Entscheidung, was rausgeht, trifft er selbst.
Ausgerechnet der, der fast alles an KI delegiert, landet beim Selbstmanagement bei sehr alten Werkzeugen: wenige Aufgaben, klare Reihenfolge, geschützte Zeit. Die Werkzeuge werden schneller. Die Aufmerksamkeit, die sie steuern muss, bleibt dieselbe.
Mateevs Satz zur KI passt dazu: Er gibt alles ab, worauf er keine Lust hat. Früher war Auslagern teuer, jetzt ist es günstig. Nur nimmt mir keine KI die Entscheidung ab, welche drei Dinge heute zählen. Das bleibt Führungsarbeit, auch wenn man dabei nur sich selbst führt.
Mein Versuch für die nächsten Wochen
Am Vorabend drei Aufgaben festlegen, angelehnt an die gut hundert Jahre alte Ivy-Lee-Methode, nur mit drei statt sechs Punkten. Die schwerste kommt in den ersten Block, und dieser Block steht als Timebox im Kalender, bevor ihn jemand anderes füllt. Mails gibt es danach, gesammelt. Die lange Liste darf bleiben. Sie ist nur nicht mehr der Plan.
Die ganze Folge gibt es auf YouTube. Die Tipps zum Selbstmanagement kommen ab etwa Minute 60, davor bauen die beiden live einen KI-Chief-of-Staff.