Präsenz schlägt Zeit
Was fast 20 Jahre Zeitmanagement mich nicht gelehrt haben – und ein Workshop dann doch
Eine meiner ersten Schulungen im Arbeitsleben war Zeitmanagement. Fast 20 Jahre ist das her. Seitdem habe ich das Thema in vielen Facetten erlebt – im eigenen Alltag, in verschiedenen Rollen, in Workshops, die ich selbst gegeben habe. Ich dachte, ich kenne das Thema in- und auswendig.
Und trotzdem saß ich neulich in einem Workshop und hatte diesen Moment, in dem sich etwas verschiebt. Kein neues Tool, kein neuer Hack. Sondern eine Erkenntnis, die so simpel klingt, dass ich fast sauer war, nicht selbst drauf gekommen zu sein: Ich habe die ganze Zeit die falsche Stellschraube gedreht. Nicht zu wenig Zeit war mein Problem. Sondern zu wenig Präsenz.
Stress entsteht, wenn Körper und Geist nicht am selben Ort sind
Der Satz klingt simpel. Für mich war er ein Einschnitt.
Ich sitze am Schreibtisch und denke ans Familien-Wochenende. Auf dem Familien-Wochenende denke ich an die Mail, die noch raus müsste. Beim Abendessen scrolle ich im Kopf durch offene To-dos. Beim Sport plane ich den nächsten Tag. Nichts ist je ganz da, wo ich gerade bin.
Genau da entsteht Stress. Nicht durch zu viel Arbeit, sondern durch ständiges Halb-Anwesend-Sein. Mein Körper sitzt am Tisch, aber mein Kopf ist schon drei Stationen weiter. Das frisst mehr Energie als die Arbeit selbst – still, dauerhaft, ohne dass es jemand sieht. Ich bin sechs, sieben Tage die Woche am Arbeiten und habe trotzdem das Gefühl, es reicht nie. Nicht weil die Aufgaben nicht fertig werden. Sondern weil ich in keiner davon wirklich drin bin.
Wenn Körper und Geist nicht am selben Ort sind, bist du nirgends richtig. Nicht bei der Arbeit, nicht bei der Familie, nicht bei dir selbst. Du funktionierst. Du lieferst. Aber die Leichtigkeit fehlt. Die Kreativität fehlt. Und irgendwann fragst du dich, wo eigentlich die Freude an den Dingen geblieben ist, die du mal aus Überzeugung angefangen hast.
Freude ist der Erfolg, nicht der Weg dorthin
Wenn ich auf wirklich gute Phasen zurückblicke, waren das nie die produktivsten. Es waren die, in denen ich mit Freude und Leidenschaft gearbeitet habe. Ohne diesen Druck im Nacken, dass es jetzt aber bitte funktionieren muss. Genau das ist für mich Erfolg. Klar, Umsatz muss stimmen – Rechnungen bezahlen sich nicht von Stimmung. Aber Umsatz allein hat mich noch nie morgens aus dem Bett geholt.
Leichtigkeit entsteht nicht durch weniger Arbeit, sondern durch andere Arbeit. Mehr Präsenz, weniger Druck. Und Präsenz entsteht nicht von allein – sie braucht Raum. Genau den Raum, den wir uns systematisch zubauen.
Dein Kalender ist eine Schublade, die jeder befüllen kann
Du hast irgendwo zuhause einen Raum, ein Regal, eine Schublade, in der Dinge liegen, die du nicht mehr kennst. „Falls man's mal braucht." Klingt vertraut? Mit dem Kalender ist es genauso. Wo Platz ist, kippt jemand was rein.
In vielen Familien gibt es eine Person, bei der alles aufläuft – meistens die Mama als Masterplanerin: Arzttermine, Geburtstage, Sportkurs, Großeltern, Kita-Mail. Beruflich ist es derselbe Effekt: der Kollege, der Kunde, der Chef, der nächste Outlook-Termin landet einfach im freien Slot, weil er frei ist. Und je größer die Schublade, desto mehr Müll liegt drin. Privat wie beruflich gilt: Wer den Kalender nicht selbst füllt, bekommt ihn gefüllt.
Genau hier kommt Timeboxing ins Spiel – und zwar nicht als Produktivitäts-Trick, sondern als Schutzraum. Feste Zeitfenster für das, was wirklich wichtig ist, reingestellt, bevor andere sie füllen. Sonst gewinnt immer der mit dem größten Druck. Und das bist selten du selbst.
Kreativität braucht keinen Rahmen
Wenn der Kalender voll ist, stirbt als erstes die Kreativität. Die guten Ideen kommen nicht im engen Slot zwischen zwei Calls. Sie kommen beim Spazieren, beim Autofahren ohne Radio, in Momenten, in denen der Kopf frei drehen darf.
Künstler sagen das offen: Sie sind am kreativsten, wenn sie Langeweile haben. Können das dem Kunden aber schwer in Rechnung stellen. „Ich habe sechs Stunden Langeweile gebraucht, um in drei Sekunden auf die Idee zu kommen" steht in keiner Stundenliste. Bei uns Unternehmern ist es nicht anders. Effizient ist nicht, mehr dieser drei Sekunden zu produzieren. Effizient ist, sie überhaupt zuzulassen.
Für mich heißt das: feste Reflexionszeit fürs Business, damit der Kontroll-Tab im Kopf nicht permanent offen ist. Und Flow-Tage – ganze Tage ohne Termin im Anschluss. Open End. In der Werkstatt, im Wald, beim irgendwas-Bauen. Eine Stunde Pause am Tag bringt mir nichts; mein Kopf ist die ganze Stunde schon im „danach". Aber ein ganzer Tag ohne Rahmen? Da kommen die Ideen, die mir den ganzen Monat gefehlt haben.
Zeitmanagement ist Key – auch nach 20 Jahren noch
Das ist der überraschende Teil an der ganzen Sache. Zeitmanagement war meine erste Schulung. Ich habe das Thema seitdem in vielen Facetten erlebt und selbst in Workshops weitergegeben. Und trotzdem war genau das wieder das Highlight: Wenn ich weniger Zeit für eine Aufgabe habe, schaffe ich sie meistens trotzdem. Manchmal sogar besser. Was ich in einer fokussierten Stunde erledige, schafft mein gestreutes Acht-Stunden-Ich nicht.
„Niemand hat die Zeit" ist die Standard-Ausrede in Gesprächen mit anderen Unternehmern. Stimmt aber nicht. Wir haben alle gleich viel Zeit. Der Unterschied ist nicht, wie voll oder leer der Tag ist. Der Unterschied ist, wer ihn füllt – und wie präsent du in dem bist, was du gerade tust. Das wusste ich seit 20 Jahren. Ich hatte es nur vergessen, weil ich zu beschäftigt war, es zu leben.